Nota Fiscal Eletrônica: o que é e como emitir?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que tem a mesma finalidade que as antigas notas fiscais tradicionais em papel, isto é, documentar a prestação de serviços.

A NF-e revolucionou o processo de emissão e gestão de documentos fiscais no Brasil, principalmente para os empreendedores, por serem mais fáceis de fazer e armazenar e menos passíveis de erro.

Ela é uma importante ferramenta de controle fiscal e tributário, proporcionando transparência nas transações entre prestadores de serviço, clientes e órgãos fiscalizadores.

Por isso, entender como emitir nota fiscal é essencial para garantir que está tudo em dia com a contabilidade da sua empresa.

No artigo de hoje, vamos entender o que é a Nota Fiscal Eletrônica, como emiti-la e também como a NF-e simplificou as operações comerciais. Acompanhe e saiba mais, vamos lá!

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento fiscal digital emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar operações comerciais de venda de produtos ou prestação de serviços.

A NF-e é um projeto nacional que segue um padrão técnico estabelecido pela Receita Federal, garantindo a interoperabilidade entre os diversos sistemas de emissão e gestão de documentos fiscais.

Para as empresas, a NF-e reduz custos operacionais e a incidência de erros e fraudes, além de simplificar processos administrativos e proporcionar maior agilidade na consulta e verificação de informações fiscais.

Para o fisco, a NF-e facilita o controle e a fiscalização das operações comerciais, possibilitando o cruzamento de dados em tempo real e o combate à sonegação fiscal.

Já para a sociedade, a NF-e contribui para a preservação do meio ambiente, ao reduzir o consumo de papel e a emissão de resíduos.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal digital usado para registrar a prestação de serviços.

Todas as empresas no Brasil que atuam como prestadoras de serviços de qualquer natureza estão obrigadas a emitir a NFS-e para a cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

Como a NFS-e é emitida, pode variar conforme a legislação municipal de cada localidade. Para emitir a NFS-e, normalmente é necessário acessar o site da prefeitura da cidade onde o serviço foi prestado. Alguns podem requerer recursos adicionais, como certificados digitais e cadastros específicos.

Entretanto, haverá a padronização nacional da NFS-e. Com a nacionalização da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, haverá apenas um padrão para emissão, assim como um ambiente de dados que assegure a integridade e disponibilize informações para os empresários.

👍Leia também: O que é ISS: um guia completo para MEIs

Quais os requisitos para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica?

Para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, é necessário atender a uma série de requisitos estabelecidos pela legislação fiscal brasileira. Confira os principais:

Certificado digital válido

Primeiramente, é essencial ter um certificado digital válido que garanta a autenticidade e a segurança do documento eletrônico. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Software emissor de NF-e homologado pela Receita Federal

Além disso, é preciso ter um software emissor de NF-e homologado pela Receita Federal. Esse software deve ser capaz de gerar, assinar digitalmente e transmitir as informações fiscais para o ambiente autorizador da NF-e.

Empresa regularizada junto à Secretaria da Fazenda

Outro requisito importante é estar regularizado junto à Secretaria da Fazenda do estado onde a empresa está estabelecida, tendo inscrição estadual e estando em dia com suas obrigações fiscais.

Seguir as normas técnicas estabelecidas pelo ENCAT

É, ainda, fundamental conhecer e seguir as normas técnicas estabelecidas pelo ENCAT (Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais) para a emissão e transmissão da NF-e.

Estar ciente das obrigações acessórias

Por fim, é necessário estar ciente das obrigações acessórias relacionadas à emissão da NF-e, como a guarda e disponibilização do documento eletrônico para consulta pelo fisco e pelo destinatário da operação.

O não cumprimento desses requisitos pode acarretar penalidades fiscais para a empresa.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica? Aprenda em 8 passos!

Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica é um processo relativamente simples, porém requer atenção aos detalhes e o cumprimento dos requisitos legais estabelecidos pela legislação fiscal brasileira, que mencionamos anteriormente na matéria.

Abaixo, segue um passo a passo para emissão da NF-e:

1- Certificado digital

O primeiro passo é garantir que sua empresa possua um certificado digital válido. Esse certificado é necessário para assinar digitalmente a NF-e, garantindo sua autenticidade e validade jurídica.

Assegure-se de que o certificado esteja no prazo de validade e conforme as normas da ICP-Brasil.

2- Software emissor

Em seguida, é preciso utilizar um software emissor de NF-e homologado pela Receita Federal. Esse software deve conseguir gerar o documento fiscal eletrônico, assiná-lo digitalmente com o certificado digital da empresa e transmiti-lo para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) competente.

3- Cadastro na SEFAZ

Antes de emitir a NF-e, certifique-se de que sua empresa esteja devidamente cadastrada na Secretaria da Fazenda do estado onde está estabelecida. Isso inclui ter inscrição estadual e estar em dia com suas obrigações fiscais.

4- Preenchimento dos dados

No software emissor, preencha todos os dados necessários para a emissão da NF-e, como informações da empresa emitente (CNPJ, razão social, endereço), dados do destinatário da nota (CNPJ ou CPF, nome, endereço), descrição dos produtos ou serviços, valores, entre outros.

5- Assinatura digital

Após o preenchimento dos dados, é hora de assinar digitalmente a NF-e com o certificado digital da empresa. Essa assinatura garante a autenticidade do documento e sua validade jurídica.

6- Transmissão para a SEFAZ

Uma vez assinada, a NF-e deve ser transmitida para a SEFAZ competente. O software emissor se encarregará de enviar o documento eletrônico para a SEFAZ, que realizará a validação e autorização da NF-e.

7- Obtenção do protocolo de autorização

Após a transmissão, aguarde a resposta da SEFAZ. Se a NF-e for aceita, você receberá um protocolo de autorização, que comprovará que o documento foi devidamente autorizado e está válido para circulação.

8- Guarda e disponibilização

Por fim, é importante guardar a NF-e e disponibilizá-la para consulta pelo fisco e pelo destinatário da operação. Isso pode ser feito de forma eletrônica, garantindo a integridade e a acessibilidade do documento.

Seguindo esses passos e cumprindo os requisitos legais, sua empresa estará apta a emitir Notas Fiscais Eletrônicas de forma segura e consoante a legislação vigente.

Fale com seu contador!

Para garantir o correto processo de emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e esclarecer dúvidas, é fundamental falar com seu contador.

Ele está capacitado para orientá-lo sobre os requisitos legais específicos para sua empresa, auxiliar na escolha do software emissor adequado, além de garantir a conformidade com as normas fiscais e tributárias vigentes.

Se surgirem dúvidas sobre a emissão da NF-e, o contador poderá fornecer informações precisas e atualizadas, evitando problemas futuros com a fiscalização.

Portanto, sempre que necessário, consulte seu contador para obter suporte especializado e garantir a conformidade fiscal de sua empresa. Até a próxima!

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